Despesas com SaaS: 6 Maneiras de Otimizar os Custos

A necessidade da gestão de despesas com SaaS tem se tornado cada vez mais comum no dia a dia dos negócios, à medida que mais e mais ferramentas migram para esse modelo de assinaturas.

Nessa categoria de plataformas SaaS, podemos exemplificar ferramentas como Google Suite, Amazon Web Services (AWS) ou outras alternativas como Azure, os softwares CRMs, marketing Salesforce, Hubspot ou a própria brasileira RD Station.

Contudo, mesmo com muitas vantagens para o dia a dia dos negócios, a contratação dessas plataformas não deixa de ser um custo que precisa ser gerido para não comprometer o financeiro do negócio. 

Por que fazer a gestão de despesas com SaaS?

Ao mesmo tempo que as empresas que contratam essas ferramentas conseguem muitos benefícios para o negócio, é preciso ter cuidado, afinal, as despesas com SaaS são recorrentes.

Quando somadas, podem representar um custo mensal maior do que o esperado. Por isso, é preciso ter certeza das despesas com esses softwares por assinatura são realmente necessárias.

Além de tudo isso, é bom lembrar que nem todas as ferramentas SaaS são pagas em reais. Muitas ferramentas SaaS ainda são pagas em outras moedas, a maioria em dólar. 

Ou seja, a empresa de software que vende a assinatura não opera no Brasil e, portanto, não emite Nota Fiscal e o serviço é pago diretamente à entidade internacional, o que pode acarretar ainda mais custos relacionados à tributação. 

Como os gastos com SaaS funcionam?  

Os gastos com SaaS (Software como Serviço) são geralmente baseados em modelos de assinatura, nos quais os usuários pagam por acesso e uso contínuo do software hospedado na nuvem. 

Com isso, algumas características dos gastos com SaaS incluem:

• Assinatura Mensal/Anual: Os usuários pagam uma taxa regular, seja mensal ou anual, para utilizar o software.
  
• Escala de Uso: Alguns provedores de SaaS oferecem planos escalonados, permitindo que os usuários escolham pacotes de acordo com suas necessidades específicas, o que pode alterar o custo final.
  
• Manutenção Inclusa: Geralmente, os custos de manutenção, atualizações e suporte técnico estão inclusos no valor da assinatura.  

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Por que é importante otimizar as despesas com SaaS?

Fazer a gestão de SaaS na empresa de maneira otimizada não se resume apenas a economia de recursos, mas também a garantia de que cada ferramenta contratada contribua efetivamente para os objetivos da empresa. 

Isso resulta em uma alocação mais inteligente dos recursos.

6 formas de otimizar suas despesas com SaaS

1. Faça uma lista de todas as ferramentas contratadas

• Enumere todas as ferramentas SaaS em uso.
• Avalie a relevância e eficácia de cada uma para seus objetivos.

2. Veja quantas plataformas de SaaS são usadas de fato

• Identifique plataformas subutilizadas.
• Estabeleça prazos de validade para sistemas usados em períodos específicos. 
• Considere consolidar funcionalidades em ferramentas mais abrangentes.

3. Defina orçamentos para as equipes

• Estabeleça orçamentos específicos para cada equipe.
• Centralize a gestão de assinaturas SaaS nas lideranças. 
• Considere criar diferentes cartões virtuais para cada plataforma. 
• Monitore o cumprimento desses orçamentos de maneira regular.

4. Procure maneiras de otimizar as despesas com SaaS

• Negocie preços e pacotes com fornecedores.
• Avalie alternativas mais econômicas sem comprometer a qualidade.

5. Revise seus gastos com SaaS periodicamente

• Realize revisões regulares para garantir eficiência contínua.
• Adapte-se às mudanças nas necessidades da empresa.

6. Conte com sistema de contas a pagar

• Identifique oportunidades para redução de custos nas assinaturas.
• Automatize o processo de pagamentos e tenha um maior controle financeiro. 
• Analise dados e relatórios em tempo real da saúde financeira do negócio e tome decisões assertivas em relação às melhores assinaturas SaaS. 

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