Gestão de SaaS: o que é e por que é importante para as startups

É inegável que as ferramentas SaaS (software as a service, ou software como serviço) têm mudado de forma significativa a forma com que muitas empresas implantam soluções para seus negócios e processos. Elas se popularizaram há pouco, mas hoje já são plataformas indispensáveis que, entre outras coisas, ajudam a otimizar as operações da sua startup.

E aqui falamos sobre o conceito operações de maneira bastante ampla. Ou seja, um CRM (Customer Relationship Manager) como o Salesforce, por exemplo, é uma ferramenta SaaS que ajuda enormemente a gerenciar e escalar as suas operações de marketing ou vendas. 

Outros exemplos de ferramentas SaaS indispensáveis hoje em dia são softwares de mensagens corporativas como o Slack, plataformas para desenvolvedores como Github e suítes de trabalho colaborativo como Google Workspace.

Porém, o uso de ferramentas SaaS demanda processos dos quais os fundadores e gestores das startups não devem descuidar, como negociação, contratação, pagamento e gerenciamento das assinaturas. Para exemplificar, aqui estão algumas das preocupações ou responsabilidades que demandam o uso de ferramentas SaaS:

• Por conta do grande número de soluções disponíveis no mercado, é muito difícil para as empresas avaliarem as ferramentas e tomarem decisões bem embasadas sobre a contratação sem ter que alocar recursos e tempo nesse processo
• Uma vez tomada a decisão de contratar a ferramenta, chega o momento de decidir quantas licenças serão contratadas e qual a vigência da assinatura (anual, semestral, mensal)
• Uma vez implantada a ferramenta, a gestão das formas de pagamento gera estresse para a empresa. Normalmente essas ferramentas são pagas com cartão (em dólar ou em reais) e de forma recorrente. Ter um controle e fazer a gestão dos pagamentos gera custos extras caso o cartão não seja adequado para esse tipo de pagamento
• As ferramentas SaaS pagas em dólar e contratadas por empresas brasileiras também geram responsabilidades tributárias. A empresa brasileira deve declarar a contratação dessas ferramentas como importação de serviços e pagar o devido imposto

 

À medida que sua equipe incorpora mais softwares no local de trabalho, essas dores se multiplicam e fica cada vez mais difícil gerenciar as assinaturas, colocando em risco suas operações de negócios. Por isso, nunca foi tão importante acompanhar e proteger suas assinaturas SaaS.

Isso é feito por meio da gestão de SaaS, que é o tema deste artigo. Continue a leitura para entender o que é e como fazer!

O que é gestão de SaaS? 

Gestão de SaaS é a prática de obter total visibilidade e controle sobre todos os softwares por assinatura utilizados por uma empresa, incluindo controle e gestão dos meios de pagamento usados e as obrigações que a sua contratação possa gerar para a empresa, como tributos.

Desde a indicação de quanto você paga, o tipo de assinatura e licenças contratadas (geralmente associado ao número de usuários da ferramenta dentro da empresa), passando pelo meio de pagamento escolhido, até quando a assinatura está definida para expirar, a gestão de SaaS ajuda a garantir e proteger os pagamentos por assinatura, evitando que você perca o acesso a softwares valiosos, o que pode prejudicar as operações da sua startup.

A maioria das assinaturas de SaaS é cobrada de forma mensal ou anual. Geralmente as ferramentas SaaS oferecem descontos de até 20% do valor da assinatura se a startup escolhe pagar a assinatura de forma anual. Esse desconto pode chegar a ser maior se a startup negociar um contrato plurianual. 

Dependendo do software, no geral as assinaturas serão por usuário ou uma taxa única, que cubra toda a organização. Também existem ferramentas SaaS que seguem um esquema de precificação conhecido como “value based pricing”. Isso significa que a ferramenta SaaS estabelece um esquema de precificação conectado a uma variável atrelada ao nível de valor que o cliente extrai da ferramenta.

Por último, e dado que no geral a precificação está atrelada de uma forma ou outra ao número de licenças ou usuários, os gestores devem monitorar de perto o que fazer quando um usuário sai da empresa. Quando um funcionário deixa a empresa, pode ser vital remover o software o mais rápido possível, pois ele contém informações confidenciais. Com todos esses diferentes fatores potencialmente prejudicando o ambiente de negócios, o gerenciamento de SaaS está rapidamente se tornando uma prioridade para os líderes de TI e de negócios. 

De forma resumida, o gerenciamento de SaaS busca reduzir o risco associado a ferramentas e tecnologias não gerenciadas, obter o máximo valor do software adquirido e aumentar a eficácia dos funcionários que têm acesso às plataformas.

Como sua empresa pode se beneficiar da gestão de SaaS

Visibilidade e gerenciamento do portfólio completo de ferramentas SaaS 

Uma plataforma de gerenciamento centralizada com uma visão geral de todas as suas assinaturas SaaS e que também inclui todas as funcionalidades necessárias para gerenciar o pagamento delas oferece um grande benefício: ter de forma fácil e resumida uma visão do stack de ferramentas que você está usando, quanto você está gastando, mas também permite gerenciar de forma simples e eficiente o pagamento delas, de forma que o ato de renovar ou cancelar as assinaturas possa ser feito de forma automática.

Muitas plataformas SaaS cobram mensal ou anualmente pela assinatura. Sem a gestão de SaaS, você pode esquecer de cancelar uma assinatura, fazendo com que sua empresa sofra com custos desnecessários. Pior ainda: você pode perder o acesso às ferramentas se não pagar a tempo. 

Otimização do gasto em ferramentas SaaS 

Uma plataforma de gerenciamento que exibirá uma visão geral de todos os seus aplicativos SaaS pode oferecer informações sobre seu uso e gastos para essas plataformas. Esses parâmetros podem ser usados ??como uma ferramenta de tomada de decisão para garantir que sua empresa esteja utilizando totalmente os serviços pelos quais você é cobrado. 

Ao analisar o comportamento de suas assinaturas de SaaS, você poderá encontrar padrões que podem levar sua empresa a operações mais eficientes e econômicas.

Por outro lado, muitos líderes não têm conhecimento quando se trata de gerenciamento de TI. Licenças subutilizadas ou não utilizadas estão entre as principais preocupações com o gerenciamento incorreto de licenças, especialmente como uma ameaça à segurança.

Se um ex-funcionário não for desligado de um software, ele ainda poderá ter acesso a informações confidenciais da empresa, o que pode trazer consequências.

Além disso, uma licença não utilizada poderá ser renovada automaticamente se não for cancelada. Isso faz com que a startup sofra com custos desnecessários e facilmente evitáveis.

Segurança

Ter todas as suas assinaturas SaaS visíveis em uma plataforma de software de gerenciamento reforçará a segurança. O uso crescente de aplicativos SaaS levou a maiores violações de dados e ameaças à segurança cibernética. 

Ter maior visibilidade sobre quais aplicativos você está usando e contar com a capacidade de cancelá-los a qualquer momento é uma etapa vital para proteger seus dados.

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