A gestão de custos é uma parte importante do planejamento e é a base da saúde financeira de uma empresa.
Trata-se de uma estratégia que analisa as gasto corporativas, incluindo custos fixos e variáveis, a fim de determinar se eles se relacionam diretamente com produtos e serviços.
Neste artigo, você aprenderá mais sobre o objetivo desta estratégia, a maneira correta de fazê-lo, exemplos de custos e como a tecnologia pode ajudá-lo. Veja!
O que é gestão de custos?
A gestão de custos é um processo sistemático que envolve planejamento, análise e supervisão cuidadosa dos custos e investimentos dentro de uma empresa.
Essa prática assegura a saúde financeira do negócio, otimizando os seus recursos e sustentando o seu sucesso a longo prazo.
Os custos abrangem todas os gastos necessários para os ativos e serviços essenciais à produção e à execução das atividades empresariais, como matéria-prima, manutenção de equipamentos e mão de obra direta.
Além disso, inclui todas as despesas, como aluguel, folhas de pagamentos do setor administrativo, ações de marketing, etc.
Qual é o objetivo da gestão de custos?
A gestão de custos tem um papel estratégico fundamental para a saúde financeira e para o crescimento das empresas.
Seu principal objetivo é controlar, monitorar e otimizar os gastos da organização, a fim de que os recursos sejam utilizados de forma estratégica, evitando desperdícios e possibilitando que a organização opere de maneira produtiva e lucrativa.
Na prática, a gestão de custos serve para:
- manter a empresa financeiramente saudável: evita desperdícios para que os custos estejam alinhadas ao faturamento;
- apoiar a tomada de decisões estratégicas: fornece dados precisos sobre os custos operacionais para que os gestores façam escolhas mais inteligentes e seguras;
- definir preços competitivos: ajuda a precificar produtos e serviços corretamente;
- melhorar a eficiência operacional: identifica gargalos e oportunidades de otimização para reduzir custos desnecessários;
- guiar investimentos e expansão: a empresa pode planejar investimentos estratégicos, alocar recursos com segurança e expandir de forma sustentável, evitando riscos financeiros.
Como funciona a gestão de custos?
A gestão de custos, normalmente, envolve todo o departamento financeiro. CFOs, controllers, gerentes financeiros e analistas trabalham juntos para acompanhar e otimizar os custos da organização.
Eles são responsáveis por monitorar despesas, analisar relatórios financeiros e definir estratégias para manter a empresa financeiramente saudável.
As principais etapas da gestão de custos incluem:
- identificação dos custos: levantar todas as despesas do negócio, separando custos fixos, variáveis, diretos e indiretos;
- monitoramento contínuo: acompanhar os gastos para evitar desperdícios e identificar oportunidades de economia;
- planejamento financeiro: definir orçamentos e alinhar as despesas ao crescimento da empresa;
- otimização de processos: reduzir ineficiências, renegociar contratos e ajustar investimentos.
Com uma boa gestão de custos, a organização tem mais controle financeiro, evita surpresas no orçamento e toma decisões estratégicas com mais segurança.
Quais são os tipos de custos em uma empresa?
Empresas que ainda não adotaram uma estratégia robusta de gestão de custos precisam urgentemente priorizar essa parte do planejamento. Essa é a única maneira de garantir uma boa saúde financeira e sobrevivência no mercado.
Confira, a seguir, os tipos de custo que existem e que precisam da sua atenção!
Custos diretos
Esses custos estão diretamente ligados à produção ou serviços e têm um impacto direto no valor final. Aqui estamos basicamente falando sobre mão de obra e matérias-primas. Sem eles não é possível fazer com que produtos ou serviços cheguem aos usuários finais.
Custos indiretos
Embora não relacionados diretamente à produção, custos indiretos também devem ser considerados no planejamento.
Esse é o caso de novos investimentos, programas, benefícios para empregados, transporte e mais, todos os que influenciam os custos totais de uma empresa.
Custos fixos
São os custos recorrentes do negócio, como folha de pagamento, utilidades e aluguel. Embora esses custos possam mudar de tempos em tempos, há um valor mensal estimado.
Custos variáveis
Custos variáveis são aqueles que mudam de um mês para o outro e dependem de fatores externos. Podem ser comissões de vendas, matérias-primas cujos preços variam dependendo da estação ou algo mais.
É importante prestar atenção a esses custos porque, dependendo da época do ano, eles podem ter um impacto mais significativo no planejamento financeiro.
Quais são os benefícios e os erros mais comuns na gestão de custos de uma empresa?
Uma gestão de custos eficiente vai além da redução de gastos, ela cria uma base sólida para o crescimento da empresa.
Com um controle preciso dos gastos, os gestores podem tomar decisões estratégicas baseadas em dados para maior previsibilidade e competitividade no mercado.
Por outro lado, uma gestão de custos falha pode comprometer a lucratividade, a previsibilidade financeira e o crescimento da empresa.
Conheça, a seguir, os principais benefícios dessa prática, assim como os erros mais comuns.
| Benefícios da gestão de custos | Erros mais comuns na gestão de custos |
| Maior controle financeiro: permite que a empresa monitore os custos em tempo real, identificando rapidamente quais gastos cortar ou como alocar recursos de forma mais eficiente. | Falta de controle detalhado dos gastos: não registrar e categorizar despesas impede uma visão real dos custos, dificultando cortes estratégicos e otimização dos recursos. |
| Tomada de decisão estratégica: com dados precisos sobre despesas e receitas, os gestores conseguem definir investimentos, precificar produtos corretamente e ajustar o planejamento financeiro com mais segurança. | Desconsiderar a análise regular do fluxo de caixa: sem um acompanhamento contínuo das entradas e saídas, a empresa pode enfrentar problemas de liquidez e dificuldades para honrar compromissos financeiros. |
| Aumento da lucratividade: ao evitar desperdícios e eliminar gastos desnecessários, a empresa melhora a sua margem de lucro sem precisar aumentar o faturamento. | Cortar custos sem planejamento: reduzir despesas indiscriminadamente pode comprometer a qualidade dos produtos, afetar a experiência do cliente e gerar impactos negativos a longo prazo. |
| Melhoria na precificação: um controle eficiente de custos permite precificar produtos e serviços de forma mais competitiva, gerando equilíbrio entre custo, valor e rentabilidade. | Não revisar contratos com fornecedores: deixar de negociar melhores condições de pagamento, descontos e prazos pode elevar custos e comprometer a margem de lucro. |
| Maior previsibilidade financeira: com uma gestão estruturada, a organização evita surpresas no orçamento, trazendo estabilidade no fluxo de caixa e segurança para o futuro. | Depender de processos manuais na gestão financeira: controlar custos por meio de planilhas ou processos manuais aumenta a chance de erros, retrabalho e falta de precisão nos dados financeiros. |
| Não estabelecer metas claras para redução de custos: sem indicadores e objetivos bem definidos, a organização pode desperdiçar recursos e perder oportunidades de economia. | |
| Focar apenas na redução de custos, e não na eficiência operacional: cortar despesas sem revisar processos internos pode gerar gargalos, queda de produtividade e impactos na qualidade dos serviços. | |
| Ignorar a rentabilidade de produtos e serviços: deixar de avaliar quais produtos ou serviços realmente geram lucro pode levar a investimentos equivocados e a alocação ineficiente de recursos. | |
| Não monitorar os custos de forma contínua: acompanhar despesas apenas esporadicamente impede ajustes rápidos e pode fazer com que haja desperdícios invisíveis, afetando o orçamento da empresa. | |
| Tomar decisões sem considerar os impactos de longo prazo: reduzir custos de maneira imediatista pode prejudicar o crescimento futuro e comprometer investimentos estratégicos. |
Como fazer uma boa gestão de custos?
Uma boa gestão de custos não se resume apenas a cortar gastos. Ela envolve planejamento, análise contínua e o uso de ferramentas adequadas.
A seguir, veja as principais etapas para otimizar o controle de custos na sua empresa!
Mapeamento completo dos custos
Antes de reduzir ou otimizar qualquer gasto, é necessário ter uma visão completa de todos os custos. Identifique e categorize os gastos em fixos, variáveis, diretos e indiretos.
Essa análise fará com que você visualize quais custos são indispensáveis, quais podem ser reduzidos e onde há desperdícios.
Classificação e categorização dos custos
Além da divisão clássica, agrupe os custos por setores, projetos ou atividades. Isso ajuda a identificar quais os recursos são mais consumidos e quais áreas precisam de otimização.
Estabelecimento de orçamento realista
Definir um orçamento adequado não significa apenas cortar gastos, mas sim distribuir recursos de forma inteligente para manter a operação eficiente e rentável.
Analise o histórico e projete gastos futuros, ajustando os limites de cada categoria.
Definição de metas de redução de custos
A redução de custos deve ser estratégica, priorizando a eficiência sem comprometer a operação. O foco está em eliminar desperdícios, renegociar contratos e otimizar processos.
Para que as mudanças tragam um impacto positivo, é importante definir metas claras e mensuráveis, junto com indicadores financeiros.
Análise regular do fluxo de caixa
Acompanhar entradas e saídas regularmente permite prever períodos de maior ou menor disponibilidade de capital, evitando problemas de liquidez.
A análise contínua também possibilita a identificação de padrões de gastos, ajustes estratégicos no orçamento e decisões mais assertivas sobre investimentos.
Negociação com fornecedores e parceiros
A relação com fornecedores influencia diretamente a rentabilidade do negócio. Negociar preços, prazos e condições de pagamento pode gerar economias significativas e melhorar a margem de lucro da empresa.
Implementação de sistemas de controle financeiro
O uso de tecnologia na gestão de custos gera maior precisão, segurança e eficiência no controle financeiro. Sistemas integrados facilitam a conciliação bancária, o monitoramento de despesas e a geração de relatórios, reduzindo erros manuais e otimizando a tomada de decisão.
A automação também ajuda na categorização de custos, trazendo uma visão detalhada dos gastos por setor e facilitando ajustes estratégicos conforme a necessidade do negócio.
Identificação e eliminação de processos ineficientes
Revisar fluxos de trabalho ajuda a eliminar gargalos operacionais que aumentam os custos. Digitalizar tarefas, automatizar processos repetitivos e otimizar a alocação de recursos melhora a produtividade e reduz desperdícios.
Análise da rentabilidade de produtos e serviços
Nem sempre um produto ou serviço com alto faturamento é o mais rentável.
Avaliar a margem de contribuição, os custos operacionais e a viabilidade financeira de cada oferta faz com que a empresa identifique quais itens realmente trazem lucro e quais precisam de ajustes.
Monitore e avalie continuamente os custos
A gestão de custos não pode ser um processo isolado ou esporádico. O acompanhamento frequente das despesas e a comparação com períodos anteriores ajudam a identificar tendências de gastos e permitem ajustes rápidos sempre que necessário.
Treinamento e engajamento da equipe
A cultura de controle de custos deve ser incorporada por toda a equipe, não apenas pelo setor financeiro. Funcionários treinados para identificar desperdícios e adotar práticas mais eficientes contribuem diretamente para a redução de custos operacionais e para a otimização dos recursos.
Incentivar boas práticas financeiras e alinhar a equipe com os objetivos estratégicos da empresa traz maior comprometimento e impacto positivo na gestão financeira.
Avaliação dos custos de longo prazo
Decisões financeiras devem considerar não apenas a redução imediata de despesas, mas também o impacto no futuro do negócio.
Um planejamento sólido evita cortes que possam comprometer a operação e possibilita que investimentos sejam feitos de forma sustentável, assegurando crescimento e estabilidade financeira a longo prazo.
Como otimizar a gestão de custos?
Você deve ter notado que a gestão de custos envolve muitas variáveis e números. É por isso que lidar com todas essas informações apenas com planilhas e documentos escritos à mão pode ser um erro caro.
Abaixo, você encontrará algumas dicas para otimizar a gestão, mitigar erros e melhorar a saúde financeira do seu negócio.
Automatize o processo
Automatizar processos com ferramentas de gestão é a melhor maneira de não deixar nenhuma informação para trás.
Soluções tecnológicas podem capturar dados automaticamente, garantir que os pagamentos sejam feitos em tempo hábil e analisar a relação entre custos e ganhos para avaliar os resultados financeiros da sua empresa.
Melhore a comunicação interna
Quando a comunicação entre áreas melhora, a organização pode se concentrar em objetivos comuns. Erros e retrabalhos são reduzidos, o que se traduz diretamente em ganhos e economias.
Defina indicadores de desempenho
Também é importante definir indicadores de desempenho que você medirá continuamente. Esses números devem se relacionar aos objetivos estratégicos e ajudar o seu negócio a entender se está no caminho certo.
Aproveite o cloud sourcing
Invista em serviços executados na nuvem. O modelo SaaS (Software como Serviço) faz com que esses sistemas sejam operados remotamente, com manutenção constante por parte dos provedores de serviços.
Tenha uma ferramenta all-in-one
Ferramentas tudo-em-um ou all-in-one conectam todas as suas soluções em uma única plataforma. Isso facilita a análise dos custos totais e a gestão deles de forma otimizada.
Software de gestão financeira completo e integrado
A Kamino é mais do que um software ERP, é uma plataforma de gestão financeira completa na qual você pode gerenciar todos os gastos da empresa.
Além de documentação, essa tecnologia permite a execução e automação de muitos processos financeiros, como pagamentos, conciliação bancária e geração de relatórios em tempo real.
Após adotar a plataforma Kamino, a sua empresa pode executar as operações financeiras em um único lugar, além de ter a disposição cartões de crédito empresariais e integração com diferentes ERPs e bancos, para deixar a plataforma alinhada com as necessidades da companhia.
Venha conhecer mais sobre essa tecnologia!
