Financeiro

Como reduzir custos e despesas operacionais

8 de novembro de 2022

Independentemente do cenário de mercado em que vivemos, seja em um momento de maior abundância financeira ou não, reduzir custos e despesas operacionais é fundamental para manter a saúde financeira de uma startup e viabilizar o crescimento dela no longo prazo.

Contudo, muitos founders, principalmente os de primeira viagem, têm mais dificuldades em discernir o que é custo do que é investimento no médio e longo prazo e, com isso, acabam prejudicando a operação.

No artigo de hoje, iremos passar pelas principais dicas e sugestões do que se deve fazer para reduzir os custos e despesas operacionais da sua startup, mantendo-a saudável, em crescimento e sempre com todos comprometidos.

O que são custos operacionais?

Custos operacionais são os custos envolvidos na gestão do seu negócio. É a soma total de tudo o que você paga para manter sua startup funcionando e gerando receita mensalmente. Aqui, temos os custos, por exemplo, de funcionários (salário).

É importante não confundir o conceito com despesas de capital (CAPEX) ou então com despesas operacionais (OPEX).

As despesas de capital, mais conhecidas como CAPEX, dizem respeito ao valor gasto pela empresa para desenvolver ou fornecer uma parte não consumível do seu produto ou sistema.

Já as despesas operacionais (OPEX) estão relacionadas aos gastos que a empresa tem mensalmente para conseguir manter o produto não consumível. Por exemplo: a compra de uma impressora é o CAPEX, e o preço do toner e papel anual é o OPEX. Na empresa, os custos operacionais englobam as despesas operacionais.

Alguns exemplos de custos operacionais são:

Salários dos funcionários
Comissões e bônus
Contribuições para planos de aposentadoria
Material de escritório
Utilitários (gás, eletricidade, internet etc.) para administrar seu local de trabalho
Custos de aluguel do local de trabalho
Manutenção do local de trabalho e gestão de propriedades
Custos de publicidade e marketing
Custos de materiais de vendas
Despesas com Cloud e ferramentas SaaS
Orçamento de viagens e entretenimento

Como calcular os custos operacionais

Subtrair seus custos operacionais de suas vendas permite conhecer seu lucro ou receita operacional. Mas, para chegar a esse ponto, é preciso saber calcular seus custos operacionais.

Os custos operacionais totais podem ser calculados com uma equação simples:

Custos operacionais = Custo das mercadorias vendidas (também conhecido como CPV) + Despesas operacionais (também conhecidas como OPEX)

O CPV cobre todos os custos associados à produção das mercadorias que você vende, incluindo os custos diretos de materiais e mão de obra, qualquer aluguel necessário para instalações de produção, custos associados a equipamentos (como reparos), salários e outros benefícios para trabalhadores de produção e custos de serviços públicos e impostos exigidos para as instalações de produção.

Entendendo a taxa de despesa operacional

O índice operacional de uma empresa compara seu OPEX com as vendas líquidas. É uma maneira de determinar se a administração de uma empresa é capaz de manter os custos adequadamente baixos e, ao mesmo tempo, gerar as vendas ou receitas esperadas.

Como tal, é um bom indicador da saúde financeira de uma empresa e pode ajudá-lo a ver onde você está classificado em seu setor. Em termos mais simples: quanto menor o índice, mais eficiente é o seu negócio.

Reduzindo os custos operacionais: etapas que você pode seguir

A resposta banal de como reduzir custos e despesas operacionais é gastar menos. Se você está gastando muito com a folha de pagamento, diminuir os salários ou o número de funcionários reduzirá esse número.

Mas dizer gastar menos não é necessariamente uma sugestão útil, pois situações nada agradáveis a partir desses cortes de custos podem surgir: parar o andamento de um projeto que poderia ser lucrativo no futuro; interromper um trabalho de uma área específica sem oferecer uma outra solução mais adequada; frustrações no trabalho, falta de condições básicas para uma boa performance e possíveis demissões.

Poucas empresas procuram ativamente gastar mais dinheiro do que precisam. Se uma empresa está, portanto, gastando muito em custos e despesas operacionais, é mais provável que seja porque sente que precisa fazê-lo para competir no mercado em que está operando.

Em alguns casos, isso pode ser verdade. No entanto, existem etapas que as organizações podem tomar, ou áreas para reavaliar regularmente, para ver se há gordura que pode ser cortada sem prejudicar a capacidade de um negócio funcionar com eficiência.

Aquela famosa frase de que “unha é igual custo, e que deve ser cortado sempre” pode até não funcionar caso você esteja num mercado com características como as citadas acima, mas devemos sempre ficar atentos à forma como a startup gasta o seu recurso.

Repense seus gastos com marketing

Quanto você precisa gastar em marketing depende de vários fatores. Você é um recém-chegado? Você está em um negócio estabelecido ou está tentando criar um nicho de mercado totalmente novo? A porcentagem exata de seus custos operacionais que você gasta em esforços de marketing varia com base em todos esses fatores e muito mais.

Mas você deve ser capaz de reduzi-los, descobrindo maneiras gratuitas ou mais baratas de comercializar seus produtos e serviços, ou realizando análises para descobrir qual é o seu gasto mais eficaz, e eliminando outras formas de marketing caras e ineficazes.

Lembrando aqui que marketing deve ser sim considerado um investimento, porém pode facilmente se transformar em um gasto quando não planejado e não mensurado. É normal que muitas startups criem campanhas no Google e Linkedin Ads e não façam as otimizações e mensurações necessárias para que as campanhas fiquem mais baratas. Ou também tenham ferramentas pouco utilizadas pelos colaboradores.

Algo que ajuda no controle, gestão, e acompanhamento dos gastos com marketing é a criação de um teto de gastos/limite do cartão que sua equipe de marketing usa, pois então haverá um valor específico que poderá ser gasto, o que exige mais acompanhamento das campanhas, mais foco em gerar eficiência, gerar valor e trazer retorno para a empresa para cada real gasto.

No final, criar um teto de gastos para os cartões, seja de marketing ou de qualquer outra área, além de empoderar os times, irá contribuir para que seja criada uma cultura de consciência financeira sustentável dentro da empresa, de modo que todos terão que cuidar de uma parte do dinheiro da empresa, e ficarão com mais responsabilidades relacionadas ao tema.

É muito diferente se você tem apenas um cartão que fica na mão dos sócios, com limite específico para todos os gastos, dificultando o envolvimento da equipe e o empoderamento.

Não esqueça também de pôr um teto de gastos para cada campanha de marketing para não ter surpresas. Além do que comentamos acima, você pode também criar um cartão virtual exclusivo para cada campanha e colocar um limite para cada cartão. Assim você só gasta o planejado sem custos, e gere cada uma das campanhas separadamente.

Reconsidere os orçamentos de viagem

Houve uma época, não muito tempo atrás, em que quase todos os negócios de longa distância tinham que ser feitos pessoalmente, o que exigia viagens e despesas extras.

Após alguns anos de pandemia, o mundo está muito mais receptivo às reuniões virtuais, enquanto que o escopo do que pode ser realizado virtualmente aumentou muito. Isso não apenas reduz os gastos associados às viagens, seja gasolina, milhas aéreas ou pernoites em hotéis, mas também é melhor para o meio ambiente e, quando se trata de reduzir o tempo de viagem, você também está contribuindo com a produtividade daquele time.

Identifique ineficiências

Como empresa e founder, você deve estar constantemente procurando ineficiências e maneiras de resolvê-las.

Essas ineficiências quase certamente estão custando dinheiro: talvez com processos excessivamente trabalhosos que possam ser simplificados para reduzir o tempo dos funcionários, processos automatizados que são caros, e que no momento atual não são necessários; ou também com assinaturas caras de serviços que você nunca usa, ou tem pouca utilidade.

Se você administrar seu negócio com eficiência, terá realizado uma análise de custo-benefício para cada uma dessas decisões ao tomá-las para começar. No entanto, as circunstâncias podem mudar.

Pode ser, por exemplo, que o software por assinatura em que você investiu tenha sido usado para um trabalho específico que não é mais necessário, mas que ninguém pensou em cancelá-lo desde que esse funcionário deixou a empresa.

O melhor de tudo é que, como normalmente se relacionam a despesas redundantes, você pode cortar custos sem afetar o serviço como de costume. Você pode até encontrar maneiras de melhorá-lo, talvez encontrando soluções tecnológicas para automatizar algumas das ineficiências que você tem. Fique atento a todas as modalidades de cobranças dos seus softwares e ferramentas online, para que você evite pagar um preço alto por algo que não usa, ou que está subestimado.

Considere o trabalho remoto ou híbrido

O exemplo anterior de reuniões por videoconferência para substituir certas despesas de viagem é uma ilustração de como o trabalho remoto pode ajudar a reduzir custos. Mas pode ir muito além disso.

Hoje, o trabalho remoto está em pleno andamento, e muitos funcionários valorizam esse tipo de flexibilidade e previsão em chefes e locais de trabalho em potencial. No entanto, o trabalho remoto não consiste apenas em tornar seus funcionários mais felizes ou atrair novas pessoas para trabalhar para você.

Ao não ter que se preocupar em ter todos os seus funcionários no local durante oito horas (ou mais) por dia, cinco dias por semana, você pode reconsiderar custos como espaço de escritório caro e as despesas de manutenção que o acompanham.

Como administrar um local de trabalho pode ser uma grande despesa para as empresas (embora seja provável que seja de um dígito ou dois dígitos baixos de receita, ainda é uma saída considerável), encontrar maneiras de reduzir isso pode ser um divisor de águas.

Mesmo um arranjo de trabalho híbrido, em que os funcionários trabalham vários dias por semana no escritório, pode reduzir o número de mesas e, portanto, o espaço físico de que você precisa.

Mas como falamos acima, considere o trabalho remoto, mas não o assuma como ideal logo de cara. Existem gastos que surgirão a partir do momento em que você adotar o trabalho híbrido ou remoto, como auxílio internet, auxílio mobilidade, envio de equipamentos para a casa do funcionário, entre outros. Por isso, fique atento sempre, e faça as contas.

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Além das dicas que trouxemos no artigo, outra maneira de reduzir custos e despesas operacionais na sua startup é usando cartões virtuais que permitem acompanhar os gastos em tempo real, com melhor visibilidade e controle das despesas. Tudo isso por meio de um aplicativo.

Com soluções como o Kamino você não sofre com os pagamentos essenciais, sejam eles pontuais ou recorrentes, em real ou em dólar.

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