A tecnologia evolui constantemente. O que é uma novidade hoje pode se tornar obsoleto amanhã e a distinção entre gerenciamento de despesas e gerenciamento de gastos é um bom exemplo desse tipo de evolução.
Apesar de ambos termos representarem o mesmo sentimento, ainda representam significados diferentes e não são sinônimos. Da mesma forma, suas plataformas geram soluções diferentes.
Entender melhor sobre esses significados e diferenças vai ajudar você e sua equipe a encontrarem as melhores tecnologias financeiras para o negócio.
Contextualizando o gerenciamento de gastos
Antes de tudo, é preciso entender que o software de gerenciamento de despesas funcionou bem em outros tempos. Durante anos, era assim:
Os funcionários pagavam adiantado e, em seguida, pediam reembolso com o recibo anexado. Depois, precisavam aguardar que o dinheiro caísse na conta.
Além de aumentar as chances de erros, esse processo toma muito tempo, recursos e envolve muitas pessoas da empresa para manter o processo rodando de forma correta.
Porque o gerenciamento de gastos vai além do gerenciamento de despesas
O gerenciamento de gastos é uma abordagem moderna dos custos de uma empresa. Ele incorpora três tipos de gastos que não estão relacionados à folha de pagamento:
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- cartões corporativos;
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- reembolso de despesas de funcionários;
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- pagamentos de contas a fornecedores.
Mas o gerenciamento de gastos não inclui apenas o gerenciamento de despesas.
Em vez disso, ele representa uma evolução para uma abordagem mais moderna e holística, gerando mais eficiência e economia de tempo e dinheiro.
Os pilares da gestão de gastos
Os benefícios da gestão de gastos se apoiam em três pilares centrais:
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- Automação contábil;
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- Fluxos de trabalho de aprovação;
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- Relatórios em tempo real.
Com uma plataforma de gerenciamento de gastos, os funcionários podem enviar as despesas à medida que ocorrem, sem ter que esperar até que retornem da viagem ou concluam o projeto.
Como o pagamento é feito automaticamente após a aprovação, eles não precisam esperar por um ciclo de revisão contábil para serem pagos.
Diferenças entre gerenciamento de despesas e gastos
Enquanto o gerenciamento de despesas exige que os funcionários compreendam totalmente as políticas de gastos de sua empresa, no gerenciamento de gastos eles entendem imediatamente se os seus gastos estão em conformidade.
E mais que isso, todas essas novas tecnologias auxiliam a empresa na construção de uma cultura de consciência financeira sustentável.
Gerenciamento de gastos e a consolidação de várias funções
A consolidação de várias funções em uma plataforma de gerenciamento de gastos a separa ainda mais do gerenciamento de despesas.
Com cartões corporativos ativados por software, os funcionários podem fazer compras online e não precisam se preocupar em serem reembolsados.
E como o fluxo de trabalho de aprovação é integrado à criação do cartão, todas as despesas são aprovadas antecipadamente.
Esse fluxo de trabalho permite o controle sobre os fundos da empresa e protege a equipe financeira.
Facilite o trabalho da sua equipe financeira com o Cartão Kamino
Uma solução que pode fazer com que sua empresa dê um passo na direção de um gerenciamento de gastos moderno e eficiente é a conta e o cartão da Kamino.
Com acesso a múltiplos cartões virtuais vinculados a uma conta PJ digital gratuita, você tem mais visibilidade sobre os gastos da sua empresa, inclusive aqueles gastos com assinaturas de plataformas.
Na gestão dos gastos para ferramentas, por exemplo, a empresa pode ter um cartão diferente para cada uma, com o limite necessário para seu pagamento, sem riscos de bloqueios e cancelamentos.
E isso é só um exemplo do que a sua equipe pode fazer com um cartão virtual, especialmente se eles estiverem integrados a uma plataforma de gestão de gastos Kamino.
