Ao realizar o trabalho de gestão financeira em uma empresa, é fundamental fazer um controle adequado das contas a receber. Afinal, elas têm relação direta com o desempenho do fluxo de caixa e com o planejamento do negócio.
Além disso, com um controle bem feito, você pode realizar análises mais eficientes e tomar decisões mais embasadas e estratégicas — o que é de grande valia para os resultados e para o sucesso da companhia.
Sendo assim, confira, neste artigo, os principais pontos sobre as contas a receber, incluindo como gerenciá-las de maneira apropriada e dicas para otimizar essa tarefa na sua empresa!
O que são as contas a receber?
As contas a receber correspondem às quantias previstas para entrar no caixa da empresa nos próximos dias, semanas e meses. Elas se referem, por exemplo, às cobranças de assinaturas recorrentes de serviços, como o Netflix.
Na prática, essas contas representam uma dívida que clientes têm com a organização e que deve ser quitada em um prazo específico, conforme as condições acordadas no momento da contratação.
Acompanhe um exemplo prático. Imagine que você tem uma academia e um cliente decidiu fechar um plano anual no valor de R$ 1.200. Na hora do pagamento, ele optou por parcelar o valor em 12 vezes. Assim, esse pagamento será registrado como contas a receber, permitindo que você acompanhe cada parcela de forma organizada e eficiente.
É válido observar que o capital proveniente das contas a receber é considerado um ativo circulante no balanço patrimonial, pois ele representa recursos que a companhia espera converter em dinheiro no curto prazo — em até 12 meses.
Quem pode utilizar o serviço de contas a receber?
Qualquer organização que forneça produtos ou serviços e permita pagamentos de forma parcelada ou recorrente pode utilizar as contas a receber. É o caso, por exemplo, de:
- Varejos ou e-commerces;
- indústrias;
- instituições financeiras;
- Empresas de software;
- Empresas de serviços em geral.
As empresas que trabalham somente com pagamento à vista ou em dinheiro podem não precisar de um processo formal de contas a receber. A razão é que, nesse caso, não há valores pendentes a serem cobrados.
O que faz o setor de contas a receber?
O setor de contas a receber lida com diferentes tarefas em uma organização, desde a emissão de documentos fiscais até o registro e o controle de recebimentos, além da elaboração de relatórios financeiros.
Na prática, esse departamento é responsável por acompanhar e gerenciar todos os valores que a companhia tem direito a receber.
Quais são as principais atividades do setor de contas a receber?
Entre as principais atividades de quem faz a gestão de contas a receber estão:
- gerar e enviar faturas, boletos bancários e notas fiscais para os clientes;
- registrar todas as vendas feitas a prazo;
- acompanhar recebimentos para identificar possíveis atrasos;
- entrar em contato com clientes inadimplentes para negociar pagamentos pendentes;
- fazer a conciliação bancária para comparar os pagamentos recebidos com os registros contábeis da empresa.
Exemplos do que entra em contas a receber!
Agora que você já sabe o que são as contas a receber, é interessante entender mais detalhes sobre essa categoria. Para isso, veja alguns exemplos abaixo!
- Serviços Recorrentes: quando um serviço é contratado prevendo pagamentos recorrentes;
- Vendas a prazo: quando um cliente compra um produto ou serviço e paga de forma parcelada;
- Títulos de crédito: diz respeito a notas promissórias, cheques e outros títulos que a empresa recebeu como forma de pagamento;
- Juros: correspondem a valores a receber por empréstimos concedidos;
- Aluguéis: valores a receber de inquilinos por imóveis alugados;
- Rendimentos: são relacionados aos lucros distribuídos por ativos nas quais a organização investe.
Qual é a importância do controle de contas a receber para uma empresa?
O controle de contas a receber é um processo relevante para uma companhia, pois ele ajuda a maximizar o fluxo de caixa do negócio, garantindo que os valores pendentes sejam pagos dentro dos prazos e reduzindo a inadimplência.
Por meio de um bom controle, também é possível prever entradas futuras — o que auxilia no planejamento financeiro da empresa, na gestão de recursos e nas tomadas de decisão.
Dependendo das análises feitas a partir das contas a receber, você pode tomar decisões relacionadas à concessão de crédito, por exemplo — se será mais rigoroso nessa permissão ou se adotará novas políticas.
Benefícios de um sistema de contas a receber automatizado
A gestão de contas a receber é um trabalho primordial para negócios e que envolve diferentes responsabilidades.
Por esse motivo, vale a pena considerar um sistema de automação de contas para a sua empresa. Isso porque ele pode otimizar o seu trabalho e gerar uma série de vantagens. Veja!
Automação de cobranças
Com um sistema automatizado, é possível enviar cobranças, lembretes e avisos de vencimento de maneira automática. Assim, você elimina um trabalho manual e garante que os clientes sejam informados sobre os seus pagamentos pendentes.
Gestão de faturas
Um sistema automatizado também é uma solução interessante para empresas, pois ele colabora com a gestão de faturas, centralizando todas as informações em um único local. Desse modo, fica mais fácil acompanhá-las e analisá-las.
Redução da inadimplência
Além dos benefícios anteriores, é válido mencionar que com as automatizações e os dados fornecidos, o sistema contribui diretamente para a diminuição dos níveis de inadimplência da organização.
4 dicas para otimizar o controle de contas a receber na sua empresa
Após conhecer os principais pontos sobre as contas a receber, veja, a seguir, 4 dicas para otimizar o controle desses valores pendentes!
1. Automatize os seus processos
Conforme explicado, a automatização pode ser uma grande aliada para o controle de contas a receber. Portanto, invista em um bom software para o seu negócio. Ele proporcionará mais eficiência e precisão para o processo.
2. Defina políticas de crédito claras
Para conceder crédito aos clientes, é importante que haja critérios bem estabelecidos. Dessa maneira, é possível evitar riscos de inadimplência.
3. Analise os dados
Com um sistema de automação, você tem acesso a uma série de dados para fazer a gestão de contas a receber. Portanto, avalie-os com atenção para obter insights e adotar medidas e estratégias em prol das finanças do seu negócio.
4. Ofereça incentivos para pagamentos antecipados
Por fim, outra dica para otimizar o controle de contas a receber na sua empresa é oferecer incentivos para pagamentos antecipados, como descontos. Assim, você pode aumentar os recebimentos à vista, reduzindo os problemas com atrasos e inadimplência.
5. Diversifique meios de pagamento
Aceite múltiplas formas (Pix, cartão, boleto, débito automático, carnês e carteiras digitais) para reduzir barreiras ao pagamento. Quanto mais opções práticas, maior a chance do cliente pagar na hora certa.
6. Implemente um fluxo de cobrança estruturado
Crie etapas claras de cobrança: lembrete pré-vencimento, aviso no vencimento, primeira cobrança amigável, segunda cobrança mais firme e escalonamento para negociação ou recuperação. Scripts padronizados aumentam eficiência e preservam o relacionamento.
7. Segmente clientes e priorize a cobrança
Classifique clientes por risco e valor (alto/baixo risco, alta/média/baixa receita) e direcione esforços de follow-up conforme prioridade. Concentre recursos onde o impacto no caixa é maior.
8. Negocie prazos e alternativas de parcelamento
Ofereça planos de pagamento negociados quando necessário, com condições que preservem o recebimento (entrada + parcelas). Parcelamentos bem estruturados recuperam receita sem perder o cliente.
9. Monitore indicadores-chave e estabeleça metas
Acompanhe DSO (Days Sales Outstanding), aging por faixa, taxa de recuperação e percentual de inadimplência. Estabeleça metas mensuráveis e revisões periódicas para avaliar eficácia das ações.
10. Treine a equipe e alinhe vendas x financeiro
Capacite time de cobrança, vendas e atendimento em políticas de crédito, comunicação com o cliente e negociação. Alinhamento entre áreas evita concessões indevidas e garante processos de cobrança mais eficazes.
Qual é a diferença entre contas a receber e a pagar?
Além de entender o conceito de contas a receber, é importante saber o que são as contas a pagar. Afinal, elas também fazem parte do trabalho de gestão financeira e influenciam o fluxo de caixa.
Essas contas, por sua vez, se referem a quantias que a sua empresa deve pagar a terceiros. Elas representam obrigações financeiras em aberto.
A compra de uma matéria-prima de forma parcelada para a produção de um produto, por exemplo, se enquadra nas contas a pagar. O mesmo vale para pagamentos de prestadores de serviços e fornecedores.
Também entram nessa categoria outros pagamentos, como:
- salários;
- empréstimos;
- impostos;
- aluguel;
- assinaturas e licenças de softwares;
- contas de água, energia, internet, entre outros.
Um controle adequado das contas a pagar ajuda a garantir que a empresa pague as suas dívidas no prazo certo, evitando juros, multas e outros problemas.
Ao contrário das contas a receber, essa categoria entra como um passivo no balanço patrimonial.
Em todo caso, é essencial fazer uma boa gestão de contas a pagar e a receber, visando o crescimento e a sustentabilidade da sua companhia.
Contas a receber: como cobrar?
Cobrar sem queimar relacionamento é uma arte, e uma necessidade para manter o caixa saudável. Abaixo você encontra um passo a passo prático, direto e aplicável para transformar a cobrança em processo profissional, humano e eficiente.
1. Prepare-se antes de cobrar
- Revise o contrato e a fatura: confirme valores, vencimento, descontos ou cláusulas de multa/juros.
- Centralize as informações no sistema: última fatura enviada, comprovantes, histórico de pagamentos e contatos.
- Segmente o cliente: entender se é cliente recorrente, de alto risco ou parceiro estratégico ajuda a escolher o tom certo.
2. A cobrança preventiva (antes do vencimento)
- Envie lembretes automáticos: 7 e 1 dia antes do vencimento aumentam a taxa de pagamento pontual.
- Ofereça opções fáceis de pagamento: link de pagamento, Pix, cartão ou débito automático.
- Seja claro e amigável: um lembrete bem escrito evita tensões futuras.
3. No dia do vencimento
- Mensagem simples e prática: confirme que a fatura venceu hoje e coloque o link/forma de pagamento em destaque.
- Use múltiplos canais: e-mail + SMS/WhatsApp são complementares e aumentam a visibilidade.
4. Após o vencimento — escala de cobrança
- 1–7 dias: lembrete amigável, assumindo esquecimento.
- 8–30 dias: tom mais firme; ofereça negociação ou parcelamento.
- 31+ dias: envolva cobrança comercial formal e registre tentativas; para valores críticos, avalie ação jurídica ou empresa de recuperação.
5. Como negociar sem perder valor
- Proponha entrada + parcelas; ajuste juros claros e por escrito.
- Priorize recuperar o principal antes de discutir multas.
- Formalize acordos no sistema e gere comprovante e novo plano de pagamento.
6. Comunicação — modelos curtos (personalize antes de enviar)
Lembrete pré-vencimento (7 dias):
“Olá [Nome], tudo bem? Só lembrando que a fatura [#123] vence em 7 dias. Link de pagamento: [link]. Obrigado!”
Aviso de vencimento (vencimento):
“Olá [Nome], a fatura [#123] venceu hoje. Para sua comodidade, segue o link para pagamento: [link]. Precisa de ajuda?”
Primeira cobrança (7 dias atrasado):
“Olá [Nome], percebemos que a fatura [#123] está 7 dias em atraso. Podemos ajudar com plano de pagamento? Fale com [contato].”
Oferta de parcelamento (15–30 dias):
“Olá [Nome], podemos parcelar o saldo em Xx com entrada de R$Y. Se aceitar, preparo o acordo e o novo boleto. OK?”
7. Prevenção para reduzir inadimplência
- Políticas de crédito claras; limite e garantia quando necessário.
- Incentivos para pagamento antecipado (desconto, vantagens).
- Automação do dunning e integração com conciliação bancária.
8. Tom e postura
Seja profissional, empático e consistente. Cobrança é processo, não guerra: registre tudo, padronize mensagens e mantenha o relacionamento quando houver boa-fé do cliente.
Como o software Kamino pode otimizar a gestão de contas a receber da sua empresa?
Como você viu, a automatização das contas a receber é uma estratégia relevante para as empresas devido aos diversos benefícios que oferece. Nesse contexto, saiba que a Kamino pode ajudar!
Com o nosso software, o seu gerenciamento de contas a receber se torna muito mais ágil, prático e eficiente. A Kamino automatiza tarefas repetitivas e manuais, como a emissão de boletos e notas fiscais de serviços, além do envio de cobranças, reduzindo o risco de erros humanos e economizando o seu tempo.
Dessa forma, você e a sua equipe podem se concentrar em tarefas mais estratégicas. Quer otimizar a gestão de contas a receber do seu negócio? Saiba mais sobre a Kamino!
