Com o aumento do uso de ferramentas do tipo SaaS nas empresas, as compras B2B têm ficado cada vez mais concentradas nos cartões corporativos.
Isso tem criado diversos problemas para a área de contas a pagar, que vão desde a coleta de recibos para cada pagamento recorrente até a conciliação manual das transações. Sem falar da dificuldade que é controlar os acessos de todos os colaboradores a cada uma das ferramentas e gerir o crescimento dessa despesa.
No artigo de hoje, você conhecerá 3 dessas dificuldades e verá dicas de como solucioná-las. Confira!
Problema 1: Os cartões corporativos tradicionais são difíceis de controlar
Os cartões de crédito corporativos tradicionais são, há muitos anos, o método de pagamento mais utilizado por startups e empresas de diversos setores. Eles oferecem praticidade para os colaboradores, que conseguem realizar compras, assinaturas e pagamentos do dia a dia sem interrupções.
No entanto, essa conveniência para o usuário nem sempre se traduz em eficiência para o time financeiro, e esse é um dos grandes desafios.
Como a maioria desses cartões trabalha com fechamento mensal de fatura, a equipe financeira só consegue visualizar todos os gastos depois que o ciclo se encerra. Isso atrasa a análise de despesas, dificulta intervenções rápidas e compromete ajustes no orçamento ao longo do mês.
Além disso, essa visibilidade tardia afeta o controle do fluxo de caixa, já que os números consolidados chegam apenas no final do período, muitas vezes sem detalhamento suficiente.
Solução: Coloque limites diferentes em cada cartão virtual
Uma forma de controlar seus cartões corporativos é usar diversos cartões virtuais com limites diferentes.
Soluções como o Kamino Banking, por exemplo, permitem criar diversos cartões virtuais com diferentes limites. Isso facilita muito na hora de fazer a gestão das ferramentas, pois você pode ter um cartão diferente para cada uma, com o limite necessário para seu pagamento, reduzindo os custos surpresa.
Dessa maneira, cada pessoa ou área da empresa pode ter um cartão com uma finalidade e limite específico, e a cada compra que for processada naquele cartão o time financeiro não terá problema em identificar a pessoa ou área responsável.
E, claro, tudo é em tempo real, então o time financeiro pode acompanhar a evolução dos gastos sem precisar do retorno dos colaboradores, o que facilita e agiliza o seu trabalho, e também não atrapalha o trabalho das outras áreas, que muitas vezes não veem isso como uma prioridade (desalinhadas), podendo atrasar nos retornos.
Problema 2: Acompanhar o volume de transações requer trabalho manual
À medida que a empresa cresce e o volume de transações se torna mais complexo, as equipes financeiras acabam enfrentando uma sobrecarga significativa de trabalho manual. Processos como conferência de notas, categorização de despesas, validação de recibos e conciliação de transações consomem horas preciosas todos os meses.
Em muitos casos, quando a contabilidade de um período é finalmente concluída, já é necessário iniciar imediatamente o fechamento do mês seguinte.
Esse cenário faz com que o time financeiro, que deveria atuar como um parceiro estratégico do negócio, acabe assumindo um papel extremamente operacional.
Em vez de dedicar tempo à análise de indicadores, identificação de oportunidades de redução de custos, otimização do orçamento ou projeções de crescimento, os profissionais ficam presos em tarefas repetitivas e burocráticas que não geram valor direto.
Com isso, a capacidade da área de influenciar decisões importantes e contribuir para o avanço da empresa é limitada, enquanto os esforços se concentram em resolver demandas urgentes e manter a rotina funcional.
Solução: Considere ter um parceiro para fazer a conciliação
Uma solução para esse problema é contar com parceiros externos para fazer o processo de conciliação de despesas. Você pode contar com empresas especializadas e contadores que podem ajudar você a destravar a parte mais operacional. Assim, todos os processos envolvidos nessa área ficam sob responsabilidade do parceiro, e a equipe financeira pode se dedicar às questões mais estratégicas.
Problema 3: Os relatórios de despesas atrasam os funcionários
Os relatórios de despesas podem dificultar o fechamento do mês, forçando as equipes financeiras a acompanhar os recebimentos e a fazer correções, em vez de trabalhar em tarefas mais importantes.
Fazer isso de forma manual pode causar erros difíceis de corrigir e atrasos em reembolsos, o que prejudica a experiência dos funcionários, podendo desmotivá-los: afinal, quem gostaria de ter somente trabalhos manuais e nada estratégicos dentro de uma empresa?
Solução: Faça diferentes cartões por setores da empresa
A dica aqui é, mais uma vez, usar cartões virtuais para facilitar o gerenciamento das despesas.
Novamente, com o Kamino Banking, a startup pode criar diferentes cartões, uma para cada área do negócio. Isso simplifica a gestão e análise dos gastos para as equipes financeiras, que não sofrem com compras diversas na mesma numeração do cartão.
Mas as vantagens não param por aí. Com o Kamino Banking a sua startup ainda tem acesso a uma conta PJ digital e infinitos cartões virtuais especialmente desenvolvidos para negócios inovadores e de rápido crescimento.
