Template de política de cartão corporativo pronto para adaptar
Uma política de cartão corporativo editável, com matriz de limites por cargo, controle mensal por portador e termo de responsabilidade, tudo em um só arquivo. Baixe grátis e adapte às regras da sua empresa.
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A Kamino quer transformar a forma como as empresas cuidam das suas finanças.
Por isso, criamos um template gratuito para você definir as regras do cartão corporativo e acompanhar, mês a mês, se elas estão sendo seguidas.
Mas a política é só o primeiro passo.
Regra boa no papel ainda depende de alguém conferir fatura, comprovantes e limites de cada portador. Quando o número de cartões cresce, esse controle manual não acompanha. É isso que o software da Kamino resolve:
Use o template como ponto de partida. Para controlar os gastos do cartão no dia a dia, conte com a Kamino.
- Cartão de crédito Kamino com limites ajustáveis por pessoa ou área e controle dos gastos em tempo real
- Cartões virtuais para separar assinaturas, fornecedores e projetos
- Comprovante detalhado de cada transação e conciliação automática
O que você encontra no template de política de cartão corporativo
São sete abas conectadas. Você adapta o texto da política, define os limites e lança os gastos da fatura. O template faz o controle.
O template já vem com o exemplo de 8 portadores fictícios, para você entender cada campo antes de lançar os seus dados.
| Aba | Para que serve |
|---|---|
| Como usar | Instruções rápidas, legenda de cores e cuidados antes de publicar |
| Controle mensal | Limite x utilizado, % de uso, disponível, transações sem comprovante e gastos fora da política por portador, com situação e gráfico |
| Política | Modelo editável com 12 seções: objetivo, abrangência, elegibilidade, limites, despesas permitidas e proibidas, prestação de contas, prazos, bloqueio e cancelamento, sanções, responsabilidades, aprovação e vigência |
| Matriz de limites | Quem recebe cartão, tipo (físico ou virtual), limite mensal, limite por transação e prazo do comprovante por cargo ou área |
| Lançamentos do cartão | Transações da fatura, com classificação automática: dentro da política, fora da política ou avaliar com o gestor |
| Termo de responsabilidade | Termo pronto para imprimir, preenchido com os dados e limites do portador escolhido |
| Cadastros | Categorias de despesa (permitida, proibida ou a avaliar) e portadores |
O que deve ter uma política de cartão corporativo e como acompanhar o uso
Uma política de cartão corporativo define quem pode ter cartão, quanto pode gastar, em quê, como presta contas e o que acontece quando a regra não é cumprida. Ela protege a empresa contra gastos indevidos e protege o portador, que sabe exatamente o que é permitido.
As regras mais importantes são os limites e os prazos. O limite mensal controla o volume, o limite por transação evita uma compra única fora do padrão e o prazo do comprovante garante que a fatura feche com todos os documentos.
Política sem acompanhamento perde força em poucos meses. Por isso, o template cruza cada transação com a matriz de limites e as categorias proibidas.
Uma vendedora usou R$ 3.255 de um limite de R$ 3.000 (108,5%). Um gerente pagou uma hospedagem de R$ 2.150, acima do limite por transação de R$ 2.000. E duas compras caíram em categorias proibidas: uma despesa pessoal de R$ 95 e um consumo de bebidas de R$ 160.
A leitura orienta a ação: cobrar os comprovantes pendentes antes do fechamento, conversar com os portadores fora da política e revisar o limite de quem usa mais de 80% todo mês.
| Indicador do mês | Valor | % do gasto |
|---|---|---|
| Gasto total | R$ 32.965 | 100% |
| Sem comprovante (5 transações) | R$ 3.950 | 12,0% |
| Fora da política (3 transações) | R$ 2.405 | 7,3% |
| Portadores acima do limite mensal | 1 de 8 |
Como usar o template de política de cartão corporativo?
Para usar no Excel
- Faça o download do arquivo
- Abra o Excel e clique em "Arquivo" > "Abrir"
- Selecione "Procurar" e encontre o arquivo que você acabou de baixar
- Clique em "Abrir" para começar a usar o template no Excel
Para usar no Google Sheets
- Acesse o link fornecido para o template
- Clique em "Arquivo" > "Fazer uma cópia" para copiar o template para o seu Google Drive
- Sua cópia estará pronta para ser usada no Google Sheets
Antes de publicar a política
- Na aba Política, troque os trechos entre colchetes pelas informações da sua empresa e ajuste as regras
- Na aba Matriz de limites, defina cargos, tipos de cartão, limites e prazos, e cadastre os portadores na aba Cadastros
- Valide a política e o termo com o jurídico ou o RH, especialmente as sanções e o desconto em folha
- Apague o conteúdo das linhas de exemplo da aba Lançamentos do cartão, sem excluir as linhas, e comece a lançar a fatura do mês
5 dicas da Kamino para a política de cartão corporativo funcionar
Uma política de uso de cartão corporativo só funciona quando é simples de seguir e fácil de conferir. Regras claras, limites coerentes e uma rotina de fechamento evitam a maior parte dos problemas. Confira as práticas que fazem diferença no dia a dia. Se o objetivo é olhar para os gastos da empresa como um todo, e não só para o cartão, o e-book O que é gestão de gastos complementa este template.
Arraste para o lado →
Defina limites a partir do gasto real
use a média dos últimos meses de cada função, com uma folga para imprevistos. Veja outras formas de controlar os gastos do cartão corporativo
Exija comprovante de toda transação
sem documento, a despesa não pode ser classificada nem conferida. Entenda o que vale como comprovante de despesa e o que fazer quando ele se perde
Combine prazos curtos de prestação de contas
comprovantes enviados em até 5 dias chegam completos ao fechamento. O guia de prestação de contas do cartão corporativo mostra como organizar essa rotina
Use cartões virtuais para gastos recorrentes
assinaturas e mídia online em cartões separados facilitam a conferência e o bloqueio. A conciliação de cartão fica mais simples quando cada cartão tem um uso
Separe cartão e reembolso
quem gasta pouco e de forma pontual pode seguir a política de reembolso de despesas, sem precisar de cartão.
O que é uma política de cartão corporativo?
É o documento que define as regras de uso dos cartões da empresa: quem recebe, limites, despesas permitidas e proibidas, prestação de contas, prazos, bloqueio e sanções.
Ela dá segurança ao financeiro para conferir os gastos e ao portador para usar o cartão sem dúvida sobre o que é permitido.
O que deve constar na política de uso do cartão corporativo?
Objetivo, abrangência, elegibilidade, limites, despesas permitidas e proibidas, regras de comprovantes, prazos, bloqueio e cancelamento, sanções, responsabilidades, aprovação e vigência.
A aba Política do template traz essas seções prontas, com os campos a preencher destacados.
Quais despesas podem ser pagas com cartão corporativo?
Em geral, transporte, hospedagem e alimentação em viagens a trabalho, refeições com clientes, assinaturas de software, mídia online e compras de urgência. Cada empresa ajusta a lista às necessidades das funções.
Despesas pessoais, saques e transferências costumam ser proibidas em qualquer política.
Como fazer a prestação de contas do cartão corporativo?
O portador envia o comprovante fiscal de cada transação, com o motivo da despesa, dentro do prazo definido na política. O financeiro confere os comprovantes com a fatura e classifica cada gasto.
No template, a aba Lançamentos do cartão marca as transações sem comprovante e a aba Controle mensal soma os pendentes por portador.
Para que serve o termo de responsabilidade do cartão corporativo?
O termo registra que o portador recebeu o cartão, conhece a política e assume as obrigações de uso, guarda de comprovantes e comunicação de perda ou roubo.
Ele também formaliza as consequências do uso indevido. Antes de usar, valide o texto com o jurídico ou o RH, principalmente as cláusulas de desconto em folha.
Como definir o limite do cartão corporativo por funcionário?
Parta do gasto médio dos últimos meses de cada função e acrescente uma folga para imprevistos. Defina também um limite por transação, menor que o mensal.
Revise a matriz a cada 6 meses: limites sempre acima de 80% de uso podem estar apertados, e limites quase sem uso podem ser reduzidos.
O que fazer quando o colaborador usa o cartão fora da política?
Na primeira ocorrência, oriente o portador e registre o caso. Na reincidência, bloqueie o cartão e peça o ressarcimento dos valores não justificados, conforme o termo assinado.
O mais importante é que as sanções estejam escritas na política antes do problema acontecer.
Prefere ver o financeiro rodando de verdade, e não só no papel?
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