Contas a receber automatizado

Controle de recebimento é a gestão das entradas de dinheiro da empresa, do faturamento à conciliação do valor recebido. Envolve cadastrar clientes e condições de pagamento, emitir a nota fiscal e a cobrança, acompanhar o pagamento, cobrar o que atrasou e conciliar a entrada com o extrato.

Feito em planilha e sistemas separados, o processo consome horas e esconde a inadimplência até o fechamento do mês. Num sistema de contas a receber, as etapas rodam em sequência automática e o time só trata as exceções.

Contas a receber é o registro do que a empresa tem direito a receber: quem deve, quanto e em que data. É uma posição de direitos.

Fluxo de caixa é o movimento efetivo de entrada e saída de dinheiro ao longo do tempo, incluindo o que já entrou e a projeção do que vai entrar.

A relação entre os dois é direta: a qualidade do contas a receber determina a confiabilidade da projeção de caixa. Se a inadimplência não está visível, a projeção mente.

A automação acontece em quatro frentes. Emissão: a nota fiscal de serviço e a cobrança são geradas juntas a partir do contrato, sem digitação. Cobrança: uma régua envia lembretes antes e depois do vencimento, sem alguém precisar lembrar.

Conciliação: o pagamento recebido é casado automaticamente com o título, dando baixa sem conferência linha a linha. Monitoramento: o aging de inadimplência é atualizado em tempo real, não no fechamento.

Na Kamino, as quatro frentes acontecem na mesma plataforma e integradas à conta bancária, o que elimina a passagem de dados entre sistemas.

Emissão em lote é a geração de várias cobranças numa única ação, em vez de uma por uma. É o método indicado para empresas com faturamento recorrente (mensalidades, assinaturas, contratos de serviço), em que o mesmo conjunto de clientes é cobrado a cada ciclo.

Na Kamino, o faturamento recorrente cuida disso: você configura o contrato uma vez e a plataforma emite NFS-e e boleto juntos, no ciclo definido, sem ação manual.

A NFS-e e o boleto tratam do mesmo fato (a prestação do serviço), mas normalmente vivem em sistemas diferentes, o que obriga a digitar os mesmos dados duas vezes e a conciliar depois.

Na Kamino os dois saem do mesmo registro: ao faturar, a nota é emitida na prefeitura e a cobrança é gerada em conjunto, já vinculadas. A integração cobre mais de 1.100 prefeituras, o que corresponde a cerca de 90% da população do país, e está atualizada com a reforma tributária.

O instrumento é o aging: a distribuição do valor vencido por faixa de atraso, que mostra não só quanto está em aberto mas há quanto tempo. É o que separa o atraso de poucos dias, que costuma se resolver com um lembrete, do vencido de mais de 90 dias, que pede negociação.

Na Kamino o aging é atualizado em tempo real, sem planilha. Combinado com a régua de cobrança automática, isso resolve os dois lados: quem esquece recebe o lembrete sozinho, e o time concentra esforço nos casos que realmente ameaçam o caixa.

Os critérios que mais pesam para média empresa são: emissão de NFS-e integrada à cobrança, régua de cobrança configurável sem custo por envio, conciliação automática do recebido, visão de inadimplência em tempo real e suporte a múltiplos CNPJs.

A Kamino atende esses cinco pontos e acrescenta o que nenhum outro sistema do mercado oferece: conta bancária própria integrada ao software, de modo que o boleto é emitido, recebido e conciliado na mesma conta, sem defasagem entre o extrato e o sistema.

A avaliação também depende do que já existe na casa. Se a empresa usa um ERP para o fiscal, vale confirmar o nível de integração por API antes de decidir.

Com uma régua de cobrança: uma sequência de mensagens disparada automaticamente em função da data de vencimento: antes, para lembrar, e depois, para cobrar.

Na Kamino a régua é ilimitada e personalizável: você define quantos envios, em que intervalos e com que texto, e acompanha o status de leitura em tempo real. Os envios por e-mail não têm custo adicional.

O ganho não é só operacional. Quem esquece de pagar resolve sozinho com o lembrete, o que reduz o volume de casos que chegam ao time, sobrando tempo para tratar os poucos que exigem negociação.

Sim. A antecipação está integrada à plataforma: como a Kamino já tem a posição dos seus recebíveis e a conta bancária no mesmo lugar, a aprovação é imediata e o dinheiro entra em 1 dia útil.

A diferença em relação ao processo tradicional é a ausência de etapas por fora: sem enviar documentação a uma financeira, sem esperar análise de crédito separada e sem taxa que só aparece no fim.

Sim. A emissão de NFS-e da Kamino está atualizada conforme as mudanças da reforma tributária, e a plataforma acompanha as atualizações das prefeituras integradas.

Isso importa porque a responsabilidade pelo padrão da nota é da empresa emissora. Manter esse acompanhamento internamente, prefeitura por prefeitura, é um custo que sai da conta quando o sistema cuida disso.