Cuidado com suas planilhas: O que pode dar errado?

Os Perigos das Planilhas: Riscos e Soluções para a Gestão Financeira

Sua empresa está crescendo ou possui porte com dezenas ou centenas de colaboradores. Você usa planilhas e elas são mais do que suficientes para gerir seu negócio. As planilhas de fato foram uma revolução na gestão de negócios e são um ótimo instrumento para seu negócio. Mas há riscos. Saiba abaixo os riscos que você corre e o que pode dar errado.

A ascensão das planilhas

As planilhas dominam departamentos financeiros há quatro décadas. Desde o lançamento inicial para computadores Macintosh em 1985 até sua adoção generalizada em meados dos anos 90 com o conjunto mais amplo do Microsoft Office, o Excel tem sido particularmente revolucionário para os profissionais de finanças. A ferramenta facilmente acessível permitiu que as equipes financeiras realizassem cálculos complexos e gerenciassem grandes quantidades de dados com fórmulas personalizadas.

Hoje o Excel está firmemente na meia-idade, viu várias transformações e aumentos em sua funcionalidade, e ainda é a ferramenta mais utilizada em muitas funções corporativas, como marketing, gestão de clientes, compras — mas, mais importante, contabilidade e finanças.

De acordo com um estudo de 2019, metade de todas as empresas usavam o Excel como sua principal ferramenta de contabilidade e finanças corporativas. E das que migraram para soluções de gestão financeira em nuvem, muitas ainda utilizam dados de entrada e rastreadas no Excel. Muitas vezes, esses dados são simplesmente copiados e colados em sistemas mais complexos baseados na nuvem.

No final de 2021, dois artigos publicados no Wall Street Journal criaram discussões intensas entre CFOs e controladores sobre a dependência excessiva de suas equipes na ferramenta e os riscos e limitações que vêm com ela.

Por que você usa e gosta de planilhas?

A resposta é que você tem flexibilidade. O programa oferece uma estrutura para gerenciamento de dados e análise que pode ser facilmente personalizada e adaptada às necessidades específicas de cada empresa.

Agora, quais são as limitações das suas planilhas? Se você já tem uma operação com mais de 200 pagamentos, leia o risco que está correndo.

A flexibilidade, no entanto, também é uma grande desvantagem. A eficácia do Excel depende da habilidade de seus usuários, da qualidade dos dados gerados e posteriormente analisados, e de um rastreamento preciso de mudanças e erros. A margem para erro é extremamente alta, como algumas empresas descobriram dolorosamente. Alguns dos maiores erros:

  • Exemplo 1: o diretor financeiro da varejista britânico Marks & Spencer foi forçado a retratar seu relatório financeiro trimestral no verão de 2016, mudando de um pequeno lucro de 1,4% para uma perda de 0,7% devido a um erro de escrituração no Excel, uma linha de receita havia sido duplicada e, portanto, contada duas vezes.
  • Exemplo 2: a compra pela Barclays de ativos sem valor da Lehman Brothers em 2008 porque algumas linhas do Excel estavam escondidas na planilha.

Tudo isso serve para destacar que, embora o Excel seja frequentemente amado por seus usuários e tenha seu lugar em certas empresas, ele não deveria ser a principal ferramenta em que controladores e CFOs confiam. Erros são simplesmente fáceis demais de cometer — e eles podem ser caros e prejudiciais para a reputação da empresa.

Aqui listamos riscos do uso de planilhas:

  • Tão bom quanto seus usuários: a planilha depende muito da habilidade e precisão dos criadores e usuários do arquivo principal;
  • Difícil de auditar e rastrear erros É comum um arquivo ser quase impossível de ler e entender por outros usuários. As planilhas do Excel são difíceis de revisar e auditar;
  • Muitos erros: Estima-se que mais de 90% de todos os arquivos do Excel contenham erros. Muitas vezes, um pequeno grupo de indivíduos dentro de uma organização construirá arquivos complexos que são continuamente desenvolvidos e corrigidos com dados inseridos manualmente. Com cada adição, a probabilidade de um erro ou uma entrada errada aumenta, e no caso de arquivos vinculados complexos, isso pode alterar significativamente os resultados;
  • Muitas versões: O versionamento também é um problema vital. À medida que várias iterações, a fonte original dos números se torna cada vez mais difícil de rastrear. Além disso, quando o arquivo original passou por muitas mudanças e ou a pessoal-chave mudou de função ou deixou a empresa, pode ser impossível restaurar uma planilha ou entender como os números são calculados e armazenados;
  • Lixo entra, lixo sai: A maioria dos dados no Excel ainda é transcrita manualmente. De fato, a Harvard Business Review descobriu que os funcionários em um papel financeiro passam 30% do dia de trabalho em tarefas do Excel. Quando os dados são coletados e analisados em diferentes departamentos de uma organização, as informações precisam ser normalizadas e padronizadas. Se isso não for o caso, qualquer comparação é invalidada;
  • Integridade de dados: a transposição de dados de diferentes fontes, como folha de pagamento e PDV, a outros sistemas por meio de planilhas (download e uploads), geram muitos riscos. Cada etapa adicional em relação ao momento da geração dos dados amplia a probabilidade de um erro. Além disso, o uso de planilhas não passam credibilidade a investidores em momentos de IPO e M&A e, por depender do usuário, torna o Excel uma excelente ferramenta para esconder fraudes e má conduta corporativa;
  • Tomada de decisão inadequada: o controle de custos e a conformidade com a regulamentação se tornam cada vez mais importantes, os controladores e CFOs devem entender com precisão todos os funcionamentos de suas empresas. No entanto, isso não parece ser o caso. De acordo com um estudo, 40% dos conselhos não tinham conhecimento suficiente sobre as operações de suas empresas para fazer previsões e decisões corretas e valiosas. Além disso, 50% encontraram erros que levaram a ações disciplinares, incluindo demissão;

Existem alternativas ao Excel?

A automação é a solução mais óbvia para superar os riscos das planilhas, especialmente quando ele vem do erro humano. Mas a chave é automatizar todas as etapas de coleta e processamento de dados, ou seja, reduzir o número de entradas e saídas manuais que precisam de validação e são usadas para tomada de decisão, economiza tempo, reduz a margem para erros e minimiza a possibilidade de comportamento fraudulento.

No entanto, as pessoas continuam sendo os obstáculos mais significativos. No final das contas, uma empresa é feita de pessoas. É notoriamente difícil fazer as pessoas mudarem hábitos enraizados e formas de trabalhar, e para muitos, usar planilhas para tudo é o status quo. Uma mudança bem-sucedida de software para automação precisa ser fácil, sem atrito e convincente em termos de valor agregado e tempo economizado.

Sobre a Kamino

A Kamino é uma plataforma completa de gestão de gastos empresariais voltada para pequenas e médias empresas no Brasil. A Kamino está na nuvem e substitui o excel, oferecendo aos gestores financeiros a informação necessária para tomada de decisões mais informadas. A plataforma executa automaticamente, com segurança e por meio de um sistema de aprovação e alçadas bem estruturado, todos seus pagamentos, desde de fornecedores até despesas com cartões de crédito, colaboradores e reembolsos.

Os recursos de gestão de gastos da Kamino incluem:

  • Gestão de pagamentos automatizada: Permite o cadastro e pagamento de fornecedores, colaboradores e impostos via PIX e boleto, tudo sincronizado com sistemas de aprovação e alçadas financeiras;
  • Gestão de cartões empresariais: Oferece cartões empresariais, tanto físicos como virtuais, para maior flexibilidade e controle de gastos;
  • Gestão de despesas: Facilita o reembolso de despesas de forma automatizada e segura;

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