Cartão Corporativo – 4 dicas para controlar os gastos

homem pagando com cartão corporativo

Dicas práticas para monitorar os gastos com cartão corporativo

O cartão corporativo é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para facilitar as transações financeiras, evitar a necessidade de lidar com dinheiro em espécie e fazer uma gestão descentralizada efetiva e eficiente das despesas corporativas. Porém, para garantir que o uso do cartão seja benéfico para a empresa, é essencial controlar os gastos realizados com ele. Neste post, vamos apresentar dicas práticas para ajudar as empresas a controlar e monitorar seus gastos com cartão.

Entenda a importância do controle de gastos com cartão corporativo

O primeiro passo para controlar os gastos com cartão corporativo é entender por que esse controle é importante. Além de evitar gastos desnecessários e garantir que o dinheiro da empresa está sendo utilizado de forma eficiente, o controle de gastos com cartão também ajuda a evitar surpresas desagradáveis no final do mês, quando a fatura é fechada.

Dicas práticas para monitorar os gastos com cartão corporativo

Existem diversas formas de monitorar os gastos realizados com cartão corporativo. Uma delas é estabelecer um limite de gastos, que deve ser respeitado pelos colaboradores da empresa que utilizam o cartão. Outra dica é categorizar os gastos, para facilitar a análise posterior dos valores gastos em cada área da empresa. Também é importante exigir que os colaboradores justifiquem os gastos realizados com o cartão, para evitar despesas indevidas.

pessoa pagando com cartão corporativo via NFC
pagamento com cartão empresarial

Como estabelecer um limite de gastos no cartão corporativo

O limite de gastos no cartão corporativo deve ser estabelecido de acordo com o orçamento da empresa e com as necessidades de cada área. É importante que o limite seja realista e que os colaboradores sejam informados sobre ele. Também é fundamental estabelecer regras claras sobre o que pode ou não ser comprado com o cartão corporativo.

Por que é importante revisar os gastos com cartão corporativo regularmente

Revisar os gastos realizados com cartão regularmente ajuda a identificar padrões de consumo e a evitar gastos desnecessários. Além disso, a revisão dos gastos também ajuda a identificar possíveis fraudes ou erros nas transações realizadas com o cartão.

Como a tecnologia pode ajudar no controle dos gastos com cartão corporativo

Existem diversas ferramentas tecnológicas que podem ajudar as empresas a controlar os gastos com cartão corporativo. Uma delas é o uso de softwares de gestão financeira, que permitem acompanhar em tempo real todas as transações realizadas com o cartão, categorizando-as por tipo de despesa e permitindo a criação de relatórios e análises detalhadas.

Outra ferramenta importante é o aplicativo móvel do cartão, que possibilita aos funcionários registrarem suas despesas e anexarem recibos de forma simples e rápida. Além disso, o aplicativo também permite que a empresa defina limites de gastos para cada colaborador, evitando que ocorram gastos não autorizados.

Saiba como as ferramentas SaaS impactam nos cartões corporativos das empresas

Também existem soluções de integração com sistemas de contabilidade e ERP (Enterprise Resource Planning), que possibilitam a automatização do processo de lançamento das despesas no sistema da empresa, eliminando a necessidade de lançamento manual.

Em resumo, o uso de tecnologia pode ser fundamental para o controle dos gastos com cartão, garantindo maior eficiência e segurança no processo. Com a adoção dessas ferramentas, as empresas podem ter uma visão mais clara e completa dos seus gastos, tornando mais fácil a tomada de decisões e a elaboração de estratégias de redução de custos.

pagamento no cartão corporativo via NFC

Analisar os dados e ajustar as políticas de gastos:

Depois de estabelecer as políticas e ferramentas de controle, é importante analisar regularmente os dados para avaliar se as metas estão sendo atingidas e se os gastos estão de acordo com as políticas estabelecidas. Essa análise permite identificar oportunidades de melhoria e ajustar as políticas de gastos, caso necessário.

Por exemplo, se a empresa perceber que um determinado departamento está gastando muito mais do que o esperado, pode ser necessário rever as políticas para aquele setor específico ou implementar medidas adicionais de controle.

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Além disso, a análise dos dados também pode ajudar a identificar padrões e tendências nos gastos da empresa, o que pode ser útil para a tomada de decisões futuras.

Conclusão

Controlar os gastos com cartão corporativo é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa e evitar surpresas desagradáveis no final do mês. Implementar políticas claras, estabelecer limites de gastos, monitorar regularmente os gastos e analisar os dados são passos essenciais para garantir o sucesso do programa de cartão corporativo.

Com essas dicas práticas, sua empresa pode controlar melhor os gastos com cartão corporativo e aumentar a eficiência financeira. Lembre-se de que a implementação de um programa de cartão corporativo deve ser uma decisão estratégica e deve ser acompanhada de perto para garantir que os benefícios esperados sejam alcançados.

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